URUSAN PENGKLASIFIKASIAN DAN PENGHANTARAN

(TRANSMISI) DOKUMEN BERKAITAN PROJEK PEMBINAAN

BAGI MAKSUD AKTA RAHSIA RASMI, 1972

                                                          

 ABDUL AZIZ HUSSIN AMN

              Pusat Pengajian Perumahan, Banguna dan Perancangan

Universiti Sains Malaysia

 

 

Abstracts

Some documents relating to construction projects may contain secret informations and been classified as “secret” under the Official Secrets Act 1972. All the players in the construction projects must take great care, custody and control in using these documents. One of the ways in conveying information or documents is by using facsimile machine and e-mail. This article discusses the procedures that to be followed in order to avoid any act that contravene the said Act, especially in using facsimile and e-mail.

 

 

Kata kunci: Rahsia rasmi – prosedur – dokumen – faksimili – mel elektronik

 

 

            PENDAHULUAN

            Dalam menguruskan projek pembinaan, pemain-pemainnya (samaada klien, kontraktor, subkontraktor, pembekal, arkitek, jurutera, juruukur bahan, pihak-pihak berkuasa dan lain-lain) biasanya akan terlibat dengan pengurusan dokumen-dokumen (urusan tender, notis-notis, surat-surat kelulusan pihak berkuasa, minit-minit mesyuarat, dan lain-lain). Sedar atau tidak sedar, mereka ini kadangkala akan berurusan menggunakan dokumen (mendapatkan maklumat, mennyimpan dan menghantar dokumen, contohnya)(Chandler dan beberapa lagi lwn. Pengarah Pendakwa Raya,1964) atau dokumen berkenaan adalah dibawah kawalannya (Dullfor Meis et Cie lwn. Bank of England, 1950) yang sebahagiannya tertakluk dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972. Ini lebih ketara lagi jika projek yang akan atau sedang dikendalikan itu adalah melibatkan kerajaan sebagai kliennya.

 

            Artikel ini membincangkan urusan pengklasifikasian dokumen-dokumen bagi maksud Akta Rahsia Rasmi, 1972, dan juga memberi panduan urusan penghantaran (transmisi) dokumen melalui mesin faksimili dan mel elektronik bagi maksud Akta berkenaan terutama kepada pegawai kerajaan yang berurusan secara langsung dengan projek pembinaan (yakni klien projek adalah kerajaan).

 

            LATARBELAKANG

 

            Kerajaan telah memperkenalkan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (Akta 88) bagi tujuan memberi perlindungan undang-undang kepada ‘rahsia-rahsia rasmi’. Ianya diwujudkan demi menjaga kesejahteraan negara secara amnya (Abdul Aziz Hussin, 1997).

 

            Mengikut seksyen-seksyen 2 dan 2B Akta 88 (seperti pindaan di bawa Akta A 660/86), ‘rahsia-rahsia rasmi’ bermaksud sebarang dokumen, rekod keputusan dan penyampaian Jemaah Menteri atau Majlis Mesyuarat Kerajaan, dokumen-dokumen mengenai keselamatan negara, pertahanan dan perhubungan antarabangsa dan sebarang maklumat dan bahan berkaitan dengannya termasuklah juga sebarang dokumen rasmi, maklumat dan material yang dikelaskan ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’ sama ada oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau penjawat awam yang dilantik oleh mereka itu.

 

            Akta 88 ini juga meliputi dokumen-dokumen dan bahan-bahan badan berkanun (seksyen 2 Akta)(seperti Universiti-universiti awam, Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA), Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan (KESEDAR), Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN), dan lain-lain lagi)(Abdul Aziz Hussin, 1997).  Mengikut seksyen 2 itu juga, takrif ‘dokumen’ termasuklah, sebagai tambahan kepada dokumen yang ditulis, ialah juga peta, pelan, model, geraf, lukisan, gambar, disk, pita, trek suara dan seumpamanya, filem, dan seumpamanya.  Dan ‘bahan’ pula termasuklah sebarang alatan, perkakas atau objek. Jika jika perhatikan senarai itu, sebahagian daripada dokumen tersebut   terdapat dalam milik pegawai yang menguruskan projek pembinaan, yakni memilikinya secara ‘corpus possesionis’ (yakni dalam kawalannya)(Bird, R. 1986), seperti pelan, peta, bil kuantiti, anggaran harga, anggaran peruntukan kewangan, dan lain-lain lagi).

 

            Perkara-perkara (dokumen dan bahan) perlulah dijaga dan diuruskan sewajarnya agar tidak memberi kesan negatif (keselamatan, ekonomi, nama baik, masalah dan mudarat seumpamanya), termasuk pengintipan (Martin, E.A. 1983).  Perkara ini juga perlu diambil perhatian oleh penjawat-penjawat awam dan juga pihak-pihak lain yang terlibat secara langsung dalam projek pembinaan kerana sebarang perlanggaran peruntukan mengenai penyimpanan/kerahsiaan dokumen atau material mengakibatkan orang berkenaan dikenakan penjara mandatori paling kurang setahun dan tidak lebih 7 tahun (seksyen-seksyen 8, 9, 10, 11, 12, 13 dan 14 Akta).

 

            Daripada peruntukan-peruntukan di atas maka jelas kesannya yang serius sama ada kepada penjawat, organisasi awam, pihak-pihak dalam projek pembinaan atau negara.  Dengan itulah perlunya dokumen atau material itu diuruskan sewajarnya agar penjawat, organisasi, ahli-ahli dalam projek pembinaan atau negara tidak terseret ke dalam kesan-kesan serius itu. Ini termasuklah kepada orang-orang yang membantu atau menolong dalam perbuatan salah tersebut (Lee Hwa Liang lwn. Pendakwa Raya, 1964; Smith, J.C. & Hogan, B. 1978)

 

            Dengan alasan-alasan sedemikianlah menyebabkan Kerajaan telah mengeluarkan pelbagai pekeliling dan kertas panduan mengenainya yang antaranya seperti berikut:-

 

 

Perkara

Kandungan

 

(a)

Surat Pekeliling Am Sulit

Sulit Bil. 3 Tahun 1981

Bth.:  3 September 1981

-   Senarai pemegang Jawatan Keselamatan Berjadual.

 

 

-   Pengurusan   Surat-Surat

    Terperingkat.

 

(b)

Surat JPA bil. JPA(R)

30/5/6-1/Klt/2(11)

Bth.:  1 Julai 1982

-   Tafsiran Tugas Bercorak Sulit   dan   Keselamatan Mengikut

    Seksyen 27, Akta Kesatuan

    Sekerja, 1959.

 

(c)

Surat Pekeliling Am

Bil. 2 Tahun 1987

Bth.:  20 Februari 1987

 

-   Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi.

 

 

 

(d)

Surat JPA Bil.

JPA(S) 30/5/2-1 Klt.3/sk/(66)

Bth.:  22 November 1984

 

-   TafsiranTugas-Tugas Bercorak

    ‘Sulit’ dan  ‘Keselamatan’

    (seperti (b) di atas).

 

(e)

Kertas  Ceramah  Oleh

Peguam  Negara

Bth.:  17 Januari 1984

 

-   Huraian  Mengenai  Akta

    Rahsia Rasmi  (Pindaan) 1986.

 

 

 

 

            PENGURUSAN RAHSIA RASMI

 

            Skop Pengurusan Dokumen

 

            Aspek-aspek yang penting yang ditekankan oleh Akta 88 dan terutamanya oleh surat-surat dan surat-surat pekeliling adalah dari aspek pengurusan rahsia rasmi. Pengurusan rahsia rasmi ini merangkumi aspek-aspek berikut:-

 

(i)                 Urusan-urusan am dokumen seperti pengklasifikasian, urusetia, perjalanan dokumen, penyimpanan rahsia rasmi dan seumpamanya. Secara ringkasnya ialah aspek keurusetiaan.

(ii)               Pegawai yang menetapkan pengklasifikasian dan pemansuhan pengklasifikasian.

(iii)             Penguatkuasaan dan tindakan atas apa-apa perlanggaran, keengkaran, ketidakhirauan dan seumpamanya peruntukan Akta 88.

 

Aspek-Aspek Keurusetiaan

 

Dalam aspek ini, yang ditekankan ialah mengenai tanggungjawab dan peranan penjawat awam mengenai kawalan Rahsia (Perenggan 1, Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 3/1981). Ini diberikan oleh Buku Panduan Keselamatan.  Antara yang perlu dipastikan ialah:

            (a)       Penjawat (sementara/tetap) yang mula memegang jawatan perlu menandatangani Perakuan menyimpan rahsia. Begitulah juga yang akan meninggalkan perkhidmatannya.

            (b)       Menyedia senarai pemegang jawatan keselamatan berjadual (tatacaranya seperti perenggan 5 Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 3/81).

            (c)        Prosedur menguruskan surat-surat terperingkat juga perlulah dipatuhi (tatacaranya seperti perenggan-perenggan 6 dan 7 Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 3/81 dan perenggan-perenggan 3.1.2. dan 3.1.4. Surat Pekeliling Am Bil. 2/1987).

            (d)       Perlantikan penjawat untuk mengelaskan surat rasmi, maklumat atau bahan.  Mengikut perenggan 3.1.1. dan LAMPIRAN ‘A’, Surat Pekeliling Am Bil. 2/1987, bagi maksud badan berkanun, penjawat yang boleh dan diberikan kuasa melakukannya ialah Pengurus Besar, Timbalan Pengurus Besar dan Pengurus-Pengurus Bahagian/Unit Tingkatan Tertinggi ‘G’ (iaitu Tingkatan-Tingkataan seperti L2, N2, M2, J2, W2, U2 dan lain-lain di bawah SSB) dan keatas. Jika di Universiti, ini termasuklah Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor dan Pendaftar. (Tatacara dan format-format yang diguna untuk lantikan ini adalah seperti perenggan 3.1.1 yang sama).Jika jabatan-jabatan kerajaan pula, ia termasuklah Pengarah Negeri, Timbalan Ketua Pengarah dan Ketua Pengarah (bergred jawatan seperti L2, N2, M2, J2, W2, U2 dan lain-lain yang setara dan keatas). Diperingkat Kementerian pula, ianya termasuklah Setiausaha-setiausaha Bahagian, Timbalan Ketua Setiausaha dan Ketua Setiausaha (bergred jawatan L2, N2, M2, W2, J2, U2, dan lain-lain yang setara dan keatas)

 

Aspek-Aspek Pengklasifikasian

 

Aspek-aspek pengklasifikasian adalah seperti yang dihuraikan di bawah perenggan 3.1.4.  Surat Pekeliling Am Bil. 2/1987, Arahan-arahan 4(a) dan 4(b), Bab 4 bagi Arahan Perkhidmatan. Penulis tidak bercadang membincangkannya disini.

 

Aspek-Aspek Penguatkuasaan

 

Aspek ini akan diuruskan sewajarnya oleh Pegawai Keselamatan Kerajaan dan juga pihak polis serta Pejabat Pendakwaraya. Aspek-aspek ini ada ditekankan oleh Peguam Negara dalam ceramahnya mengenai Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986 pada Januari 1987. Namun bagi maksud artikel ini ianya tidak dibincangkan..

 

            PENGHANTARAN DOKUMEN (TRANSMISI) DENGAN MESIN FAKSIMILI DAN MEL ELEKTRONIK

 

            Kenyataan-kenyataan akhbar pada awal bulan November 1992 mendedahkan bahawa salah satu kebocoran rahsia rasmi adalah melalui transmisi mesin faksimili (dan kini mungkin pula melalui mel elektronik). Ini kerana penggunaan mesin teknologi maklumat berkenaan kini semakin berleluasa, dan dengan itu garis panduan khusus mengenainya perlulah dibuat.

 

            Beberapa aspek melibatkan mesin faksimili dan komputer untuk mel elektronik, dan penggunaannya perlulah ditekankan dan diambil perhatian serius yang antaranya adalah seperti berikut:

            (a)       Penempatan mesin faksimili dan komputer untuk kegunaan mel elektronik di tempat, ruang dan masa penggunaannya;

            (b)       Penjaganya/pengawasnya yang khusus;

            (c)        Penghantaran dokumen kepada dan daripada mesin faksimili atau mel elektronik serta sistem penghantarannya yang teratur dan pengirim/penerima itu sendiri;

            (d)       Pemilihan dokumen yang sesuai untuk difakskan dengan melihat dari perspektif alternatif-alternatif lain yang ada (kourier, hantaran cepat, serahan tangan, telefon dan lain-lain) dan penjenisan dokumen itu sendiri; dan

(e)   Penelitian dalam penggunaanya (bagi mengelakkan salah/silap hantar/terima dan seumpamanya), serta sistem-sistem amaran mengenainya.

 

Diantara sistem amaran yang pernah penulis perkenalkan dan digunakan oleh agensi ditempat penulis pernah bekerja ialah seperti berikut:

 

Pertama, perkenalkan BORANG PENGHANTARAN DOKUMEN MELALUI FAKSIMILI/MEL ELEKTRONIK, yang mengandungi nama pengirim, penerima dan tajuk dokumen (termasuk bilangan halaman dokumen  bagi faksimili);

 

Kedua, pada bahagian hujung bawah BORANG atau format mel elektronik berkenaan dicatatkan amaran berikut:

 

 AMARAN PENTING:

                          Dokumen yang dikirimkan ini hanya untuk orang  yang dinyatakan seperti dinyatakan diatas sahaja.Jika anda bukan orang yang dimaksudkan atau dokumen ini silap dihantar, sila  kembalikan   SEGERA  kepada  pengirim atau memadamkan mel ini (mengikut mana yang berkenaan).  Ini  kerana kandungan dokumen  ini  adalah  tertakluk dibawah Akta Rahsia Rasmi, 1972.

 

 

 

            PENUTUP

 

Adalah jelas bahawa sebahagian daripada dokumen projek pembinaan, seperti dokumen tender (pada peringkat penenderan, contohnya) dalam kontrak-kontrak kerajaan, adalah dokumen yang tertakluk kepada Akta Rahsia Rasmi 1972 (jika ianya didaftar atau disenaraikan sedemikian). Dokumen-dokumen berkenaan perlulah diuruskan sewajarnya dan dengan cermat agar tidak terdedah kepada pihak-pihak yang tidak diingini. Pengurusan dokumen berkenaan perlulah dibuat dengan mematuhi prosedur-prosedur yang telah dibincangkan didalam artikel ini.

 

Selanjutnya, salah satu cara yang dikenalpasti yang mungkin boleh mendedahkan dokumen yang tergolong dalam rahsia rasmi ialah melalui penggunaan mesyin faksimili dan mel elektronik. Sekali lagi peraturan ketat transmisi dokumen melalui mesyin faksimili atau mel elektronik perlu diuruskan dengan prosedur-prosedur yang ketat agar kerahsiaannya dapat dijaga (disamping mengelakkan orang berkaitan dihukum dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972).

 

            Dipihak kontraktor dan ahli-ahli profesional projek (terutamanya diperingkat tender) adalah perlu mereka memeriksa samaada dokumen-dokumen berkenaan tertakluk dan dikelaskan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pendakwa Raya lwn. Lim Kit Siang, 1979). Jika jawapannya “ya”, maka mereka perlu mengambil langkah-langkan seperti yang dibincangkan didalam kertas ini.

 

RUJUKAN

Abdul Aziz Hussin. Undang-undang Berkaitan Rahsia Rasmi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. 1997.

 

Akta Rahsia Rasmi 1972.

Bird, R. Osborn’s Concise Law Dictionary. Edisi Ketujuh. London: Sweet & Maxwell Limited. 1986.

 

Kerajaan Malaysia. Surat Pekeliling Am Sulit Bilangan 3 Tahun 1981.

Martin, E. A. The Concise Dictionary of Law. Oxford: Oxford University Press. 1983.

Smith, J.C. &  Hogan, B. Criminal Law. Edisi Keempat. London: Butterworths & Co. (Publishers) Limited. 1978.