Rekabentuk fizikal merujuk kepada pelaksanaan pangkalan data ke dalam ingatan sekunder dan menerangkan struktur penyimpanan dan kaedah pencapaian berkesan dalam mencapai data semula. Skema pangkalan data dimulakan dengan rekabentuk jadual (table), hubungan dan domain, kemudian diteruskan dengan aplikasi rekabentuk pangkalan data (database application design). Aplikasi rekabentuk pangkalan data akan menggunakan perisian Microsoft Access 97, sebuah perisian DBMS dengan asas Windows. Komponen aplikasi Access 97 dalam merekabentuk pangkalan data merangkumi Query, Borang (Form), Laporan (Report), Macro dan Module. Rekabentuk pangkalan data untuk kajian ini hanya melibatkan skema pangkalan data iaitu rekaentuk jadual dan rekabentuk borang sahaja. Komponen Access 97 ditunjukkan dalam Rajah 4.7.
Rajah 4.8 Komponen dalam Microsoft Access 97
Jadual merupakan tempat mendefinisikan skema pangkalan data seperti yang telah direkabentuk dengan model ER atau model objek semantik. Rekabentuk jadual ini adalah sambungan daripada rekabentuk logikal model objek semantik.
Dalam pandangan rekabentuk jadual (table design view), terdapat tiga lajur (Field Name, Data Type, Description) seperti ditunjukkan dalam Rajah 4.9 iaitu rekabentuk jadual untuk induk bangunan. Objek dan instance objek akan dimasukkan ke dalam lajur Field Name. Setelah menentukan Field Name, langkah seterusnya adalah menentukan jenis data (data type) atau domain. Domain ialah satu set nilai yang sesebuah lapangan boleh wujud. Jenis data yang seperti Nombor dan Teks sahaja sering digunakan. Adalah penting mendefinisikan jenis data dengan sesuai. Jenis data nombor hanya membenarkan nombor sahaja dimasukkan dalam lapangan ini. Data nombor membenarkan operasi matematik dan statistik seperti +, -, *, / dijalankan. Manakala data teks membenarkan semua jenis data dimasukkan termasuk nombor dan teks, tetapi hanya boleh dijalankan operasi statistik secara nominal. Adalah penting mendefinisikan data sebagai jenis nombor supaya membenarkan pengiraan dibuat apabila pangkalan data dieksport ke perisian statistik seperti SPSS 7.5.
Rajah 4.9 Rekabentuk jadual untuk induk bangunan
Lajur Description adalah bahagian memberi penerangan terhadap lapangan secara terperinci dan tidak menjejaskan struktur dan format pangkalan data. Simbol kunci sebelah KodJalan dan KodBgn merupakan kunci utama (primary key) yang memberi keunikan kepada setiap rekod. Setiap bangunan akan mempunyai satu gabungan KodJalan dan KodBgn yang unik.
Rajah 4.10 menunjukkan rekabentuk jadual untuk induk ketua isi rumah. Kumci utama ditentukan oleh ketiga-tiga KodJalan, KodBgn dan KodIR. Jenis data untuk isi rumah kediaman ialah Yes/No, iaitu data yang diperlukan hanya sama ada Yes atau No sahaja. Dengan merujuk kepada kunci utama maka kita dapat mencari maklumat tentang ketua isi rumah seperti etnik, agama, negara asal dan sebagainya.
Rajah 4.10
Rekabentuk jadual
untuk induk ketua isi rumah
Rajah 4.11 pula menunjukkan rekabentuk jadual untuk ahli isi rumah. Empat kunci utama digunakan untuk membezakan setiap ahli isi rumah dalam kawasan kajian. Bagi lapangan kod kerja, dan kod sektor kerja, data tentang pekerjaan ahli isi rumah disimpan dalam bentuk nombor kerana jawapan pilihan terlalu panjang. Data disimpan dalam bentuk nombor menjimatkan ruang pangkalan data. Jawapan untuk kod kerja dirujuk kepada jadual kod kerja yang direka khas dengan menggunakan fungsi Lookup Wizard. Dengan ini Access 97 akan secara automatik mewujudkan satu hubungan antara lapangan kod kerja dengan jadual kod kerja.
Rajah 4.11 Rekabentuk jadual untuk ahli isi rumah
Untuk jadual unit perniagaan (rujuk Rajah 4.12), terdapat tiga kunci utama iaitu KodJalan, KodBgn dan KodEU untuk membezakan setiap unit perniagaan dalam bangunan secara unik. Soalan tertutup seperti yang dimulakan dengan “Adakah” dan memerlukan jawapan ya atau tidak akan didefinisikan sebagai jenis data Yes/No.
Rajah 4.12
Rekabentuk jadual
untuk unit perniagaan
Setelah merekabentuk jadual, hubungan (relationship) antara jadual boleh dikenalpasti. Access dapat mengenalpasti hubungan jenis satu-dengan-satu dan satu-dengan –banyak. Hubungan pangkalan data ini hanya digunakan pada lapangan data yang memerlukan rujukan jadual luar melalui Lookup Wizard. Contohnya seperti KodDialek, KodKerja, KodSektorKerja, KodKegunaan, KodAktiviti. Hubungan antara objek seperti Indukbangunan, IndukKIR, IndukAIR dan IndukPerniagaan tidak ditentukan kerana objek-objek ini dapat dihubungkan melalui kunci utama yang sama. Hubungan seperti ini hanya membenarkan pencarian maklumat dimulakan dengan bangunan, kemudian data tentang objek lain dapat dicari melalui kunci utama kerana setiap objek seperti ketua isi rumah, ahli isi rumah dan unit perniagaan mempunyai kunci utama bangunan yang sama. Hubungan ini akan dibincangkan di bahagian rekabentuk borang dengan fungsi subform. Rajah 4.13 menunjukkan hubungan jadual pangkalan data untuk kajian ini.
Rajah 4.13 Hubungan jadual pangkalan data
Borang ialah pameran skrin yang digunakan oleh pengguna untuk tujuan memasuk (entry) dan mengemaskini (edit) data. Borang yang direka dengan baik harus memenuhi beberapa kriteria seperti :-
q Struktur borang hendaklah mempamerkan struktur objek
Setiap borang hendaklah mempamerkan satu objek sahaja. Selain itu, borang dalam Access haruslah sama seperti pada borang soal selidik supaya memudahkan kemasukan data (data entry) dibuat.
q Struktur borang hendaklah membolehkan kawalan
Borang direkabentuk hendaklah membolehkan tindakan kawalan seperti mengawal kemasukan jenis data dan memaksa kemasukkan data penting misalnya alamat bangunan.
Rajah 4.14 Borang untuk induk bangunan
Rajah 4.14 menunjukkan rekabentuk borang untuk induk bangunan. Borang ini dibahagi kepada empat halaman dengan menggunakan fungsi tab control. Setiap halaman akan mewakili satu objek. Halaman induk bangunan merupakan halaman utama yang mengawal halaman lain dengan menggunakan subform. Subform adalah borang kecil yang dihubung kepada borang utama dengan kawalan tertentu. Dalam kes ini, subform dikawal dengan menggunakan kunci utama KodJalan dan KodBgn. Kedua-dua kunci utama ini wujud pada semua objek. Oleh itu, objek yang mematuhi kunci utama ini akan dipamerkan ke dalam subform. Subform juga membolehkan kemasukan dan kemaskini data.
Rajah 4.15 Borang untuk ketua isi rumah
Borang ketua isi rumah (Rajah 4.15) dikawal oleh borang bangunan. Dalam Rajah 4.15 dapat dilihat bahawa terdapat dua baris rekod, yang menunjukkan terdapat 99 rekod bangunan tetapi hanya satu rekod ketua isi rumah untuk bangunan ini. Lapangan seperti StatusHuni, Warganegara, Etnik dan Agama dikawal dengan List box yang membolehkan jawapan dipilih tanpa perlu menaip masuk data.
Jawapan Yes/No ditunjukkan dalam bentuk kotak √ seperti soalan terakhir. Sekiranya kotak adalah kosong, maka jawapan ialah tidak.
Rajah 4.16 Borang ahli isi rumah
Rajah 4.16 ialah borang kecil untuk ahli isi rumah yang juga dikawal oleh borang bangunan. Kebanyakan lapangan dalam borang ini adalah dalam bentuk nombor. Ini kerana rekabentuk borang ini mengikut borang soal selidik, yang mana jawapan telah dilabel dengan nombor. Penetapan jawapan dalam nombor seperti ini memudahkan kemasukan data, dan memudahkan proses pengiraan statistik apabila jadual dieksport ke perisian statistik. Kelemahan pameran nombor ialah pengguna tidak dapat melihat apa yang dimaksud oleh nombor. Walau bagaimanapun, nombor ini dapat dilabel setelah dieksport ke perisian statistik.
Daripada contoh borang kecil ahli isi rumah dalam Rajah 4.16, kita dapat mengetahui terdapat 5 rekod dalam borang ini yang bermakna terdapat lima orang ahli isi rumah untuk unit ketua isi rumah ini.
Rajah 4.17 Borang unit perniagaan
Borang unit perniagaan yang merupakan subform untuk borang induk bangunan, dibezakan dengan petunjuk gabungan kunci utama KodJalan, KodBgn dan KodEU. Lapangan jenis perniagaan diwakili nombor kerana jawapan terlalu panjang. Pilihan jenis perniagaan adalah banyak dan dihubung kepada jadual lain. Fungsi ini dijalankan dengan Lookup Wizard semasa merekabentuk jadual.